Seu primeiro passo é refletir sobre o que parece errado. Você pode pensar sobre isso em duas grandes categorias. Primeiro, o problema é que sua equipe perdeu de vista seu propósito e as metas pelas quais você está trabalhando? Nesse caso, sua redefinição precisará se concentrar no realinhamento. A outra possibilidade (e pode ser ambas) é que você não se sinta mais como um time. Talvez os membros da equipe se sintam desconectados, invalidados ou frustrados – tanto que até mesmo problemas menores estão criando atrito. Nesse caso, sua redefinição deve se concentrar em revitalizar a dinâmica de sua equipe. Veja como navegar por essas duas abordagens:

Realinhamento

Você vai querer priorizar o realinhamento sobre a revitalização por dois motivos. Primeiro, muitas disfunções de equipe se manifestam como problemas de confiança quando, na verdade, decorrem de discrepâncias de metas, prioridades ou expectativas. Esclarecer esses mal-entendidos geralmente resolve o que você pensava serem problemas interpessoais.

Outro motivo para começar com o realinhamento é que ele permite que você vincule sua redefinição a mudanças externas, em vez de problemas de comportamento individual, tornando menos provável que desencadeie uma atitude defensiva. Quando você se realinha, não está julgando ninguém; em vez disso, você está se perguntando como precisa evoluir para aproveitar as oportunidades e mitigar os riscos emergentes. Aqui estão alguns pontos de ancoragem para realinhamento. Escolha aqueles que melhor se adequam à sua situação.

Redefina o mandato da sua equipe.

A primeira possibilidade é que o propósito da sua equipe precise evoluir. Você pode explorar essa possibilidade com essas perguntas.

• Que tendências externas exigem que nos adaptemos? Quais são as mudanças mais marcantes no ambiente externo e como elas mudam o contexto de sua equipe? Por exemplo, se você é uma equipe de marketing de conteúdo, como o ChatGPT muda o valor de sua equipe?
• Como uma mudança na estratégia da empresa afeta sua função? Sua organização tem uma nova visão, estratégia ou KPI que altera o que sua equipe precisa entregar? Por exemplo, se você trabalha em uma equipe de RH, a abertura de escritórios na Europa exige novos recursos ou atividades?
• Como o seu valor dentro da organização está evoluindo? À medida que as organizações crescem e mudam, o papel das equipes pode evoluir. Como as mudanças na estrutura de sua organização exigirão que você mude o foco? Por exemplo, como você adaptará suas ofertas se for uma equipe de P&D que agora oferece suporte a duas unidades em vez de uma?

Redefina os objetivos da sua equipe.

Se o seu mandato mudou, você certamente precisará rever seus objetivos, mas mesmo que seu propósito permaneça inalterado, seus objetivos podem precisar de uma atualização. Portanto, considere isso como motivos para mover o alvo.

• Como você desenvolverá resultados anteriores? O que você realizou no último trimestre e como isso muda a trajetória que você deseja para os próximos trimestres? Se você está alcançando seus objetivos, eles são ambiciosos o suficiente? Por outro lado, se você tem falhado consistentemente, precisa diminuir suas metas ou correr o risco de desmoralizar todo mundo?
• Como os fatores externos afetarão seus objetivos? Existe algo externo que possa sugerir uma mudança de objetivo? Por exemplo, você precisa moderar as expectativas diante de uma crise econômica, atrasos na cadeia de suprimentos ou escassez de mão de obra? Por outro lado, se sua equipe se beneficiar de novos avanços tecnológicos, você conseguiria realizar mais do que o planejado?
• O que você pode fazer para melhorar suas medidas? Seus objetivos são vagos ou suas métricas nebulosas? Sua maneira mais rápida de melhorar o alinhamento pode ser restringir suas definições ou ajustar suas métricas, tornando mais evidente se você está obtendo tração.

Redefina suas estratégias e táticas.

Quaisquer alterações com base em seu mandato ou metas exigirão o reexame de suas estratégias. Mas não limite uma atualização de estratégia a situações em que os alvos se moveram; considerar novas possibilidades pode ser um bom reset a qualquer momento.

• Suas estratégias estão alinhadas com seu mandato? Se o seu mandato ou metas mudaram, como sua estratégia deve mudar em resposta? Por exemplo, se sua equipe foi incumbida de adicionar serviços profissionais à sua oferta de software, o que será necessário para tornar esse modelo de negócios bem-sucedido?
• Onde você precisa de táticas revisadas? Se você ainda está trabalhando para atingir as metas existentes, o que está funcionando e onde você pode mudar sua abordagem? Por outro lado, o que você precisa abandonar? Onde você poderia dobrar?
• Que contingências podem surgir? Mesmo se você estiver cumprindo seu mandato, metas, estratégias e táticas existentes, poderá redefinir considerando novos cenários e preparando seus planos de contingência. Que suposições estão embutidas em seu plano atual? O que negaria essas suposições? Quais seriam os principais indicadores de que algo está mudando?

Redefina seus papéis.

É possível que sua equipe esteja no caminho certo, mas você não está otimizando a energia e os talentos dos membros da equipe. Nesse caso, considere estas questões sobre as responsabilidades dos indivíduos.

• As pessoas precisam de uma mudança de papel? Há mudanças nas funções ou responsabilidades que tornariam as pessoas de sua equipe mais eficazes? Você precisa mudar o portfólio de alguém? Você poderia sacudir quem está em qual função para vantagens de multi-habilidade, desenvolvimento ou sucessão? Quem pode ser revigorado por um novo desafio?
• Como você poderia tornar as responsabilidades mais simples? Existem oportunidades para ajustar as responsabilidades das pessoas para torná-las mais atraentes? Existem pontos onde as responsabilidades compartilhadas estão diluindo o senso de obrigação das pessoas? Como você poderia aumentar o alinhamento, a eficiência e a eficácia esclarecendo quem é o dono de quais decisões?

Uma das maneiras mais construtivas de redefinir sua equipe é focar novamente no que sua organização, colegas e clientes esperam que você faça. Reacender a paixão de sua equipe e lembrá-los pelo que você está lutando é o melhor lugar para começar.

Revitalização

O segundo tipo de redefinição é revitalizar a dinâmica de sua equipe. Parece que você evoluiu de uma verdadeira equipe para uma coleção solta de pessoas onde o todo não é mais do que a soma das partes? Ou pior, a desconfiança ou o conflito doentio estão fazendo parecer que o trabalho em equipe é negativo? Nesse caso, sua redefinição pode precisar se concentrar menos no que sua equipe precisa fazer e mais em como você faz isso.

Redefina seus hábitos de comunicação.

Com o tempo, as equipes podem se tornar preguiçosas e cair em padrões de comunicação que diluem a conexão. Revisitar seus hábitos de comunicação pode ajudá-lo a se reconectar.

• Você pode redefinir seus canais de comunicação? Você adota certos modos de comunicação que não são otimizados para o conteúdo? Por exemplo, se você estiver usando o Zoom para informar e enviar um e-mail para debater, está errado. Você pode usar veículos de comunicação mais ricos para conteúdo mais inovador, discussões contenciosas e participantes desconhecidos? Você pode enviar itens informativos para e-mail?
• O que justifica a comunicação síncrona? A pesquisa mostra que a pessoa média tem mais que o dobro de horas de reuniões do que antes da pandemia. Que tipos de informações você poderia compartilhar de forma assíncrona para permitir que as pessoas tenham mais controle sobre suas agendas?
• Como você poderia implementar períodos de blackout? Além do dilúvio de reuniões, a maioria das pessoas também é inundada por uma torrente de e-mails. Como sua equipe poderia impor períodos de blecaute em que as pessoas podem desativar as notificações e trabalhar sem obrigações de comunicação? Como você pode aumentar as oportunidades para as pessoas trabalharem sem distrações ?

Redefina suas reuniões.

• Como você poderia otimizar suas reuniões permanentes? As reuniões tendem a ser mais eficazes quando têm conteúdo homogêneo. Você poderia limpar sua estrutura de reunião para separar o conteúdo que requer mentalidades e comportamentos diferentes?
• A lista de participantes precisa mudar? Uma maneira de redefinir a conversa é alterar quem está participando dela. É hora de sair de algumas reuniões e deixar sua equipe tomar as rédeas? Novas vozes e novas perspectivas trariam algum conflito produtivo ?
• Você precisa se preparar melhor? Reuniões ineficientes são reuniões irritantes. Como você poderia usar documentos básicos melhores para preparar os membros da equipe para contribuir de maneira ponderada e baseada em evidências?

Redefina a dinâmica da sua equipe.

• Quais seriam suas novas regras básicas? Talvez você tenha regras básicas e parou de respeitá-las, ou nunca as teve. Quais comportamentos você tem tolerado que precisam parar? O que seria uma adição bem-vinda? Revisitar os princípios de como os membros da equipe se comportam pode ser uma excelente maneira de redefinir.
• Como você poderia resolver dívidas de conflito? Se sua equipe tem evitado conversas difíceis sobre prioridades e compensações ou confiança e desrespeito, você precisa expor os problemas para superá-los.
• Que atividades promoveriam uma percepção mútua? Se a dinâmica de sua equipe estiver prejudicada, convém obter ajuda externa com atividades formais de desenvolvimento de equipe. Por exemplo, ferramentas psicométricas ou coaching em grupo podem promover confiança e franqueza.

Se sua equipe está realizando muito, mas acha que é mais difícil do que o necessário, essas diferentes abordagens darão início a uma dinâmica de equipe nova, mais saudável e feliz.

E, finalmente, uma nota pessoal. Enquanto você pondera sobre a redefinição de sua equipe, é um excelente momento para considerar se você precisa redefinir sua própria abordagem. Por exemplo, o trabalho começou a consumir mais tempo e energia do que é saudável? Você está assumindo muito e delegando muito pouco? Esta também é a oportunidade perfeita para considerar qual redefinição você precisa como líder da equipe .

Fonte HBR