Reuniões bem administradas permitem a você e sua equipe resolver problemas, definir planejamentos e realinhar objetivos. Elas são essenciais para o sucesso da sua equipe, e ainda assim nunca parece haver tempo suficiente para planejá-las e realizá-las adequadamente. Talvez esteja na hora de reavaliar se você realmente precisa presidir suas reuniões.

Trabalhando com gerentes e executivos, fico muitas vezes surpreso com quantos deles pressupõem que o comando de uma reunião deve ser dado à pessoa de maior cargo dentro da sala.

É verdade que se for uma reunião com poucas pessoas ou para acompanhamento de projetos, gerentes e líderes de projeto vão querer chefiá-la para facilitar o processo e ganhar tempo. Mas quando a reunião conta com a presença de oito ou mais pessoas e abrange uma variedade de assuntos, é importante pensar bem para decidir quem deve elaborar e liderar as conversas — e talvez a pessoa mais indicada não seja você.

Permitir que outras pessoas conduzam reuniões tem três vantagens fundamentais, descritas abaixo juntamente com perguntas que vão lhe ajudar a escolher o melhor candidato.

1. Aprimore seus funcionários. Saber gerenciar conversas é essencial, e, conforme adquirem experiência, os membros da sua equipe ainda ganham prestígio e influência. Chefiar reuniões oferece a eles a chance de praticar no dia a dia, o que normalmente é mais eficiente e produtivo do que enviá-los para programas de treinamento.

• Quem se beneficiaria mais da oportunidade de comandar uma reunião? Quem precisa de mais experiência para dominar competência tão crucial? Praticar com você na sala é perfeito porque adiciona à performance aquela pressão extra que sempre ocorre quando estamos sendo observados, o que lhe dá a oportunidade de avaliar e oferecer um feedback que ajudará no desenvolvimento da equipe.

• Quem é novo na equipe e ganharia um maior status ao ser escolhido para presidir e elaborar algumas das próximas reuniões? Pode parecer que você o está colocando numa fria, mas para que uma pessoa comece a crescer, normalmente é preciso tirá-la de sua zona de conforto.

2. Certifique-se de que conversas fundamentais estão sendo conduzidas efetivamente. Saber mediar uma reunião dá dinamismo às conversas, traz à tona diferentes pontos de vista e atinge os objetivos da reunião de maneira clara e ordenada. Embora você possa saber liderar discussões, é possível que outras pessoas consigam um trabalho igualmente bom ou até melhor, principalmente se tiverem capacidades específicas que podem ser usadas em uma determinada conversa.

• Quem tem mais capacidade mediadora, principalmente quando os assuntos ou o grupo são difíceis de se conduzir? Quando diferentes culturas, personalidades ou pontos de vista precisam ser respeitados e considerados, quem tem mais empatia? Às vezes, a qualidade mais importante em uma reunião é fazer com que as pessoas se sintam incluídas e ouvidas, mostrando a elas que suas ideias têm valor. A presença de um mediador sensível e qualificado auxilia não só nos momentos em que ocorrem conversas mais complexas, com diferentes perspectivas e interesses, mas, também, quando há falta de clareza sobre a situação.

• Quem, no seu grupo, tem menos a perder em relação aos resultados da reunião e, assim, pode se dedicar à condução da conversa em vez de adicionar conteúdo a ela? Chefiar uma discussão exige atenção cuidadosa à dinâmica da reunião — seja porque alguém precisa ser chamado para participar da conversa, ou uma determinada tarefa precisa ser delegada, ou porque a discussão saiu do rumo. É difícil para alguém com interesse direto nos resultados da reunião manter tal nível de atenção.

3. Dê a si mesmo tempo de ouvir, pensar e deliberar sobre seu input. Se você não está presidindo a reunião, você está livre para contribuir com suas observações, experiências e opiniões.

Além das questões acima, considere:

• Há alguém em outro setor da empresa que possa comandar a reunião para que você e todos do seu grupo possam se concentrar no assunto em questão? Ajudaria se a pessoa tivesse familiaridade com o projeto ou a equipe, mas não é imprescindível. Existem pessoas com capacidade mediadora que ganham a vida conduzindo reuniões. Trazer alguém de fora pode, às vezes, ser uma boa alternativa, principalmente quando há certa tensão ou a presença de um observador imparcial pode ajudar a administrar conversas complicadas. Contudo, a longo prazo, o ideal é desenvolver e ter essa capacidade dentro da sua empresa.

Quando você decidir passar a incumbência de liderar uma reunião para outra pessoa, explique o motivo para o grupo, e não pense que isso vai isentá-lo de toda responsabilidade: a obrigação de garantir uma reunião bem sucedida continua sendo sua.

A equipe deve saber que convocar e presidir reuniões é uma qualidade importante, e que o seu objetivo é sempre ter reuniões construtivas e úteis. Você pode até incentivá-los a incluir a mediação de reuniões como parte dos objetivos profissionais de cada um. Dar essa oportunidade aos outros não só amplia tal capacidade dentro de seu grupo, como permite que as reuniões sejam melhor planejadas e mais produtivas. Suas reuniões serão aquelas das quais as pessoas realmente vão querer participar.

Por Paul Axtell, 35 anos de experiência como consultor e instrutor corporativo, e passou os últimos 15 anos planejando e liderando programas que aumentam a performance tanto individual quanto de um grupo dentro de grandes corporações. Seu mais recente livro, Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversation, foi recentemente indicado para o 2015 USA Best Book Awards, sendo um dos finalistas.

Fonte: HBR