Você tem um subordinado direto lutando com o gerenciamento do tempo. Como gerente, pode ser um desafio saber como lidar com o problema. Por um lado, você precisa deles para fazer as coisas, e sua tendência natural pode ser responder com óbvio aborrecimento à falta de acompanhamento ou até mesmo considerar escrevê-los. Por outro lado, você deseja desenvolver os membros de sua equipe. Você pode ter indivíduos verdadeiramente brilhantes que você sabe que têm o potencial de serem contribuidores excepcionais se eles pudessem descobrir como usar seu tempo de forma eficaz.
Como coach de gerenciamento de tempo, converso com pessoas que lutam nessa área todos os dias. Eu sei como seus cérebros funcionam e eu os ajudo a se mudar para um lugar de níveis mais altos de produtividade.
Se você é um gerente que não sabe como ajudar, aqui estão alguns passos práticos que você pode tomar para melhorar a situação, a partir de hoje.
Reconheça suas próprias emoções.
Se você gerencia essa pessoa há muito tempo, provavelmente já experimentou uma ampla gama de emoções, desde uma leve irritação até uma enfurecimento total. Seus sentimentos variam dependendo da gravidade dos problemas, dos riscos envolvidos, sua personalidade, suas expectativas e seus níveis de estresse.
Antes de dar feedback ao seu funcionário, reconheça suas próprias emoções. Escreva qualquer coisa que você possa estar pensando ou sentindo de maneira fluida. Não compartilhe seus pensamentos brutos (por e-mail ou de outra forma) com seu colega. Este exercício é para que você possa se conscientizar de seu próprio estado interno.
Processe o que está sentindo sozinho ou com uma pessoa de confiança e avalie honestamente por que está tão chateado. É falta de controle? Temer? Embaraço? Estresse?
Esse processo ajuda você a liberar emoções negativas reprimidas antes de dar feedback, para que você não seja excessivamente severo com seu subordinado direto e faça mais mal do que bem.
Avalie sua parte.
Seu subordinado direto pode muito bem ter uma má gestão do tempo. Mas você pode querer considerar se você também tem poucas habilidades de gerenciamento de tempo e de que maneiras, se houver, você está contribuindo para o problema.
Se você enviar tarefas no último minuto, não der uma direção clara, se recusar a definir prioridades, não tiver um sistema de acompanhamento ou se esquecer de dar feedback, suas ações podem estar desempenhando um papel na situação. Se você também espera que seus funcionários estejam constantemente disponíveis por e-mail, bate-papo ou outros canais, para que eles não possam definir limites para concluir o trabalho focado, você também é parcialmente culpado pelas dificuldades que eles enfrentam.
Ao identificar esses problemas antes da conversa de feedback, você pode reconhecer onde também poderia ter feito melhor.
Identifique o estresse.
No início deste ano, tive uma situação que achei muito estressante com um contratado externo. Havia um grande projeto que eu precisava que eles concluíssem, e eles estavam muito atrasados. Um dia, enquanto pensava nisso, percebi que, dentro do projeto maior, havia apenas alguns itens distintos que mais importavam. Uma vez feito isso, meu estresse diminuiria drasticamente e as outras partes poderiam levar mais tempo.
Ao esclarecer minhas necessidades mais importantes, me senti muito menos estressado e pude comunicar o que precisava para voltar com mais urgência, mesmo que todo o projeto não estivesse concluído.
Reserve um tempo para pensar exatamente no que está causando problemas para você com a falta de gerenciamento de tempo de seu subordinado direto: você não tem o que precisa para reuniões ou apresentações importantes de atualização? Você está enfrentando estresse com eles pedindo que você revise as coisas no último minuto? Suas ações estão lhe custando tempo ou dinheiro? Você se sente ansioso quando não há uma boa comunicação sobre o status? Uma vez que você saiba disso, isso ajudará a focar suas discussões de feedback.
Comunique o que você precisa.
Depois de saber exatamente o que o está incomodando, comunique com calma exatamente o que você precisa, quando precisa e por que precisa. Você também pode perguntar o que eles precisam de você para ajudá-los a ter sucesso.
Embora você possa se sentir tentado a descarregar toda a sua frustração em seu subordinado direto sobre o estresse que eles causaram a você e os problemas que tiveram, uma abordagem dura normalmente sai pela culatra. Eles ficarão tão sobrecarregados com sua raiva e se fecharão ou ficarão na defensiva e na parede de pedra. Respire fundo e tente lembrar que eles provavelmente têm boas intenções, mas simplesmente lutam nessa área.
Ajuda no início.
Em algumas situações, simplesmente dar feedback sobre o que você precisa ou deseja pode melhorar a situação. Mas em outros, você precisará fazer mais para ajudar as coisas a avançar.
Para iniciar seu subordinado direto, considere realizar estas ações com eles:
- Trabalhe com eles para priorizar o trabalho
- Pense na direção a tomar
- Fale através das partes menores
- Configurar marcos intermediários
- Faça parte do trabalho com eles em uma reunião
- Junte-os aos colegas
- Solicite atualizações diárias sobre o que eles planejaram fazer e o que eles realizaram
Estruturar a situação para que eles possam obter e manter o ímpeto pode fazer um mundo de diferença.
Aprecie o progresso.
Quando você começar a perceber o movimento na direção certa, mostre apreço por cada passo à frente. Você pode se sentir preocupado com o fato de que dar feedback positivo muito rapidamente quando eles ainda não fizeram tudo fará com que eles afrouxem. Mas o oposto geralmente é verdadeiro. O feedback positivo ajuda a construir sua confiança, positividade e motivação e pode impulsioná-los para resultados cada vez melhores.
Seu subordinado direto provavelmente sabe que tem um gerenciamento de tempo muito ruim e pode se sentir pior do que você. Deitar neles é contraproducente; o aumento das emoções negativas sobre seu trabalho geralmente causa mais atrasos, não menos. Lembre-se que você está no mesmo time. Em vez de derrubá-los, construa-os a cada passo do caminho.
Obtenha suporte externo.
Às vezes você está muito perto de uma situação. Não importa o quanto você tente, você não pode fornecer um feedback objetivo e calmo. Ou seu subordinado direto pode não ser honesto com você sobre o que realmente está acontecendo, como perder horas todos os dias rolando no telefone ou uma situação em casa que pode estar distraindo-o.
Nessas situações, pode ser útil conectar seu funcionário a recursos externos, como treinamento em gerenciamento de tempo, um coach interno ou um coach externo que possa ajudá-lo a desenvolver essas habilidades. Alguém com experiência em ajudar as pessoas a superar esses desafios e que está mais emocionalmente distante da situação muitas vezes pode ser mais eficaz do que alguém com histórico de frustração.
Como gerente, você não pode forçar ninguém a melhorar seu gerenciamento de tempo. Mas sua comunicação e ações podem fazer uma enorme diferença na capacidade de seu subordinado direto de superar suas dificuldades e aumentar sua produtividade.
Fonte HBR