Você já deve ter ouvido este conselho a respeito de reuniões: defina uma pauta e siga-a à risca. Contudo, se o objetivo da sua reunião é resolver um desafio intrincado, esse conselho não poderia estar mais equivocado.
Problemas complexos como, por exemplo, desenvolver uma empresa mais rapidamente, compreender os benefícios de uma fusão ou estar em conformidade com novas regulamentações mostram-se, muitas vezes, multifacetados e embaralhados, de forma que, para resolvê-los, você não pode ditar o que o grupo vai discutir. Afinal, como é possível discutir uma questão que se mostra um emaranhado disforme? Além disso, uma pauta predefinida influenciará o resultado e prejudicará a apropriação do processo pelo grupo. E não há como saber de antemão os assuntos que o grupo precisa discutir para encontrar a solução.
O grupo precisa de uma pauta, mas seus integrantes precisam decidir como passar esse tempo juntos, ainda que isso represente poucas horas ou alguns dias. Abaixo estão as etapas que recomendamos. Será necessário alocar de 10% a 15% do tempo total da reunião para acertar a pauta: meia hora para uma reunião de meio dia, algumas horas para uma reunião de dois dias.
Brainstorm individual
O ideal é que os participantes compareçam à reunião tendo feito uma leitura antecipada dos pontos principais; o desafio em questão é apresentado rapidamente e, em seguida, são feitas as devidas apresentações para quem ainda não se conhece. Dê a todos alguns minutos para reunir e registrar seus pensamentos sobre os assuntos que o grupo deve abordar. Se você não der espaço para essa reflexão individual antes, correrá o risco de se prender ao pensamento de grupo e deixar passar qualquer benefício que possa resultar da diversidade na sala. Peça a todos que reflitam com calma sobre a questão e registrem seus pensamentos em notas adesivas. Além dos tópicos que o grupo deve abordar, os participantes podem querer registrar quaisquer ideias ou preocupações que tenham.
Criação de conjuntos
Em seguida, peça aos participantes que afixem suas notas adesivas onde todos possam ver. Tente fazer isso de maneira anônima, para que ninguém saiba quem sugeriu o quê. Dê tempo suficiente para todos darem uma olhada nas anotações, e peça que procurem conexões temáticas e repetições. Junte essas ideias em conjuntos. Embora isso ajude a organizar um pouco o conteúdo e preparar o grupo para começar a formar possíveis tópicos, o verdadeiro objetivo desse passo é dar tempo para os participantes verem o que todos estão pensando.
Agrupamento dos conjuntos
Agora, peça ao grupo para sugerir tópicos que surgiram dos conjuntos e que devem ser considerados para a pauta final. Acrescente que todos podem sugerir o número de temas que desejarem, e deixe claro que não há problema em concordar ou discordar com o que os outros estão sugerindo. Se participantes suficientes concordarem, um tópico é incluído na lista. Caso contrário, ele é civilizadamente posto de lado.
Finalização da pauta
Com uma lista de tópicos possíveis em mãos, dê ao grupo um tempo definido para reduzir a lista à pauta final. Na maioria dos casos, você precisará de cerca de um terço do tempo para definição da pauta para concluir essa etapa. Você também pode sugerir o número de tópicos a alcançar, o que dependerá da duração da reunião e do tempo necessário para discutir cada tópico.
O grupo pode mesclar tópicos semelhantes ou, em alguns casos, agrupar tópicos diversos sob um tema central. Alguns deles podem ser descartados por estarem fora do escopo ou não terem a devida relevância. É importante que haja alguém responsável por registrar todas essas decisões. Ao final, todos devem saber por que cada tópico foi incluído na lista, o que será abordado na etapa seguinte da pauta e qual resultado se espera da discussão.
Certamente existem outras maneiras de desenvolver uma pauta em grupo. Se você quiser criar seu próprio processo, siga algumas instruções:
- Todos podem contribuir com seu próprio conteúdo antes de discutir o conteúdo dos outros.
- A decisão de todos tem o mesmo peso no que entra ou não na pauta.
- Os tópicos são filtrados com base em sua relevância e interesse.
- O exercício deve envolver todos e definir os rumos certos.
- O exercício deve levar a uma compreensão compartilhada do que está em pauta: por que os tópicos foram escolhidos, por que são relevantes e como devem ajudar a responder à questão mais abrangente.
Critérios para escolha dos tópicos
Durante a classificação final e a decisão, é possível que os participantes discordem sobre quais tópicos enfocar, o que é bom, pois revela comprometimento e apropriação. Estas são algumas perguntas que você pode fazer para ajudar o grupo a avaliar possíveis tópicos para discussão.
- Interessante para quase todos. Quantos de vocês classificariam este tema entre os “top três” quando tivermos nossa lista final de tópicos?
- Inegavelmente relevante para a questão mais abrangente. Alguém saberia afirmar como esse tópico nos ajudará a alcançar o objetivo de resolver o desafio complexo?
- Possui o potencial de recomendações práticas. Qual seria um exemplo de uma ação que pode surgir dessa discussão?
- Reflete algum tipo de complexidade. Como este tópico contribui para a complexidade da questão?
- É importante que se resolva. O que está em jogo se não resolvermos essa questão?
As pessoas estão acostumadas a chegar a reuniões e ler uma pauta predefinida. Ao compartilhar a responsabilidade da decisão sobre a pauta, você adota um tom diferente. Esta não será mais aquela velha reunião de sempre. O que se espera é que os participantes se envolvam e se apropriem do processo e dos resultados, e que esta missão seja de todos.
David Komlos é coautor de Cracking Complexity: The Breakthrough Formula for Solving Just About Anything Fast (Nicholas Brealey; 7 de maio de 2019) e CEO da Syntegrity, que ajuda líderes a resolver rapidamente desafios complexos, fortalecer o comprometimento e mobilizar pessoas para a ação.
David Benjamin é coautor de Cracking Complexity: The Breakthrough Formula for Solving Just About Anything Fast (Nicholas Brealey; 7 de maio de 2019) e arquiteto-chefe da Syntegrity, que ajuda líderes a resolver rapidamente desafios complexos, fortalecer o comprometimento e mobilizar pessoas para a ação.
Fonte HBR